Электронная переписка в глобальной сети занимает одно из основных мест в плане обмена информацией. Каждому пользователю Интернет рано или поздно приходиться обратиться к службе электронной почты для отправки сообщения. В этом уроке я привел основные рекомендации к правильному составлению электронных писем, которые помогут оставить у адресата только хорошее мнение о ваших электронных обращениях к нему.

Во-первых, будет лучше, если ваши данные в подписи и “имени отправителя” будут указаны русскими буквами (исключение составляют письма зарубежным адресатам). Согласитесь не всегда приятно получателю письма расшифровывать имена пришедших писем например от “Shyvarovsky_RG”. Подписи желательно ставить вместе с фамилией и именем/инициалами. К примеру: “Романов П.В.” или “Пётр Романов”. Такие подписи читаются и определяются гораздо быстрее аналогов на латинском языке. Если же письма приходиться отправлять и российским и зарубежным товарищам, лучше всего завести два почтовых ящика с разными подписями.

Во-вторых, всегда указывайте смысловую тему в письме в графе “Тема”. Именно эта графа в первую очередь привлекает внимание пользователя и вкратце говорит ему о содержимом. Плохим тоном считается пустое или бессмысленное название темы. Такие письма могут удаляться даже без прочтения адресатом. Не нужно также расписывать тему на десяток слов (“это письмо о том, что мне необходимо получить совет по использованию программы”). Пишите кратко и явно в несколько ключевых слов, например: “Прошу помощи по Photoshop” или “Претензия по товару” и т.д.

В-третьих, старайтесь как можно более коротко и ясно изложить суть Вашего вопроса, проблемы или предложения в начале письма. Не нужно долгих и бессмысленных вступлений. Содержание текста письма должно кратко пояснить суть Вашего обращения в двух-трех предложениях. Если у Вас имеется целый ряд вопросов, лучше всего разместить таковые в отдельных строках. Таким образом, собеседнику будет удобней всего ответить на них, процитировав каждый в письме и оставив комментарии под ними.

Если описывается какая-либо проблема, и Вы запрашиваете помощь в ее решении, постарайтесь далее как можно детальней описать все ее признаки. Если письмо направляется адресату впервые, то человек гораздо быстрее и охотнее ответит на него, проанализировав Вашу детальную информацию, и не будет спрашивать дополнительно какие-либо факты. Бывает и такое, что за недостатком информации о проблеме письмо просто остается без ответа.

В четвертых, всегда оставляйте цитаты из прошлых писем с перепиской. Обычно таковые автоматически проставляются в письме, если нажать кнопку “Ответить”. Но не переборщите с объемом таких цитат, оставляйте только те из них, которые имеет смысл оставлять для того чтобы вспомнить о чем идет речь в текущем письме. Желательно, чтобы цитаты выделялись символом “>” в самом начале строки. Правильное цитирование помогает вести структурно грамотный текстовый диалог.

>> Вчера ходил на городской конкурс,
>> наши заняли там почетное первое место.

> Молодцы! Я и не сомневался в их победе.
> Когда состоится следующее соревнование?

Пока еще не объявляли, но как только станет известно
сразу сообщу по почте.

Пятое, никогда не забывайте о грамматике. Письмо с правильно орфографией и пунктуацией не только приятно читается, но и позволяет правильно понять смысл Ваших строк. Не стоит злоупотреблять знаками “!” и “?”. Большое количество смайликов :) также не оставит положительных эмоций у собеседника по переписке. БУКВЫ В ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ стоит применять лишь в исключительных случаях, дабы не прослыть человеком крикливым по сетевому этикету. Пример малоприятного текста в письме: “ВАШ ФАЙЛ НИКАК НЕ ОТКРЫВАЕТСЯ!!!!! Я найду на вас управу!!!! =))))))”.

И в заключение скажу, что спокойный и грамотный стиль письма так же важен, как и тон голоса при разговоре. Он показывает, каков на самом деле человек, отправивший письмо и стоит ли с ним в дальнейшем продолжать переписку. Чем качественней текст вашего письма, тем больше шансов на позитивный и плодотворный диалог в сети.

После того как Вы успешно освоите методы работы с электронным ящиком, может возникнуть резонный вопрос о том как правильно писать электронные письма и каким стандартам должен соответствовать текст письма, чтобы не вызвать негативной реакции адресата, которому это письмо было отправлено. В глобальной сети существуют свой этикет и правила, придерживаясь которых Вы оставите о своих письмах только положительное мнение и ответное желание написать Вам.
Во-первых, будет лучше, если ваши данные в подписи и “имени отправителя” будут указаны русскими буквами (исключение составляют письма зарубежным адресатам). Согласитесь не всегда приятно получателю письма расшифровывать имена пришедших писем например от “Shyvarovsky_RG”. Подписи желательно ставить вместе с фамилией и именем/инициалами. К примеру: “Романов П.В.” или “Пётр Романов”. Такие подписи читаются и определяются гораздо быстрее аналогов на латинском языке. Если же письма приходиться отправлять и российским и зарубежным товарищам, лучше всего завести два почтовых ящика с разными подписями.
Во-вторых, всегда указывайте смысловую тему в письме в графе “Тема”. Именно эта графа в первую очередь привлекает внимание пользователя и вкратце говорит ему о содержимом. Плохим тоном считается пустое или бессмысленное название темы. Такие письма могут удаляться даже без прочтения адресатом. Не нужно также расписывать тему на десяток слов (“это письмо о том, что мне необходимо получить совет по использованию программы”). Пишите кратко и явно в несколько ключевых слов, например: “Прошу помощи по Photoshop” или “Претензия по товару” и т.д.
В-третьих, старайтесь как можно более коротко и ясно изложить суть Вашего вопроса, проблемы или предложения в начале письма. Не нужно долгих и бессмысленных вступлений. Содержание текста письма должно кратко пояснить суть Вашего обращения в двух-трех предложениях. Если у Вас имеется целый ряд вопросов, лучше всего разместить таковые в отдельных строках. Таким образом, собеседнику будет удобней всего ответить на них, процитировав каждый в письме и оставив комментарии под ними.
Если описывается какая-либо проблема, и Вы запрашиваете помощь в ее решении, постарайтесь далее как можно детальней описать все ее признаки. Если письмо направляется адресату впервые, то человек гораздо быстрее и охотнее ответит на него, проанализировав Вашу детальную информацию, и не будет спрашивать дополнительно какие-либо факты. Бывает и такое, что за недостатком информации о проблеме письмо просто остается без ответа.
В четвертых, всегда оставляйте цитаты из прошлых писем с перепиской. Обычно таковые автоматически проставляются в письме, если нажать кнопку “Ответить”. Но не переборщите с объемом таких цитат, оставляйте только те из них, которые имеет смысл оставлять для того чтобы вспомнить о чем идет речь в текущем письме. Желательно, чтобы цитаты выделялись символом “>” в самом начале строки. Правильное цитирование помогает вести структурно грамотный текстовый диалог.
>> Вчера ходил на городской конкурс,
>> наши заняли там почетное первое место.
> Молодцы! Я и не сомневался в их победе.
> Когда состоится следующее соревнование?
Пока еще не объявляли, но как только станет известно
сразу сообщу по почте.
Пятое, никогда не забывайте о грамматике. Письмо с правильно орфографией и пунктуацией не только приятно читается, но и позволяет правильно понять смысл Ваших строк. Не стоит злоупотреблять знаками “!” и “?”. Большое количество смайликов :) также не оставит положительных эмоций у собеседника по переписке. БУКВЫ В ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ стоит применять лишь в исключительных случаях, дабы не прослыть человеком крикливым по сетевому этикету. Пример бескультурного текста в письме: “ВАШ ФАЙЛ НИКАК НЕ ОТКРЫВАЕТСЯ!!!!! Я найду на вас управу!!!! =))))))”.
И в заключение скажу, что спокойный и грамотный стиль письма так же важен, как и тон голоса при разговоре. Он показывает, каков на самом деле человек, отправивший письмо и стоит ли с ним в дальнейшем продолжать переписку. Чем качественней текст вашего письма, тем больше шансов на позитивный и плодотворный диалог в сети.

Комментарии   

Ольга
0 # Ольга 27.01.2012 17:50
Спасибо за полезные советы!
Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать
Rustam
0 # Rustam 15.11.2014 04:57
Только необходимо не забывать, что переписку можно разделить на деловую и просто информационную. Использование смайлов в деловой пепеписке недопустимо. А если уж используются смайлы, то все эти рекоммендации ни к чему. Цитирование и вовсе загромождает восприятие. Предполагаю, что в деловой официальной пкреписке оно излишне - смысла гонять по многу раз туда-сюда одинаковые куски текста не имеет никакого смысла, за исключением случая, когда предполагается, что получать попросту может быть не в курсе, на какое из писем получил ответ. В целом, цитирования один раз письма целиком достаточно. Два и больше писем перецитировать - весьма странно.
Ответить | Ответить с цитатой | Цитировать

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить